Tibber-tips: Slik holder du videomøter

Vi i Tibber er en gjeng på over 40 kollegaer spredt mellom våre kontor i Berlin, Førde, Helsingfors og Stockholm. Hverdagen vår går ut på å jobbe og sosialisere med hverandre fra forskjellige plasser i verden, via video og chat for å begrense reising. Her deler vi våre beste tips om hvordan du kan få mest ut av videomøtene dine.

Mindre reise, mer kommunikasjon 🌍

For å holde reising mellom kontorene til et minimum, har vi jobbet hardt for å utvikle en kultur og struktur som fremmer digital kommunikasjon. Brainstorming og samarbeid over videomøter og chat er for eksempel en veldig viktig del av arbeidsdagen vår. Videomøter er et ekstremt viktig verktøy for oss som jobber spredt rundt omkring i verden. 

Gjør digitale møter til standard 💻

Sørg for at å delta på avstand ikke blir det nest beste, men den nye normalen. Hvis flere personer kan delta på samme plass kan det jo være naturlig å holde fysiske møter, men ikke nødvendigvis det beste. Alle skal med! 

Engasjer deltakerne 🤜🧊

Ha alltid kameraet på under digitale møter. Det oppmuntrer til mer naturlig interaksjon, og formidler følelser på en enklere og bedre måte. For hvem vil ikke se en annen person i øynene når man snakker om noe viktig? Husk å engasjere alle deltakerne fra starten av møtet ved å la alle delta i samtalen, selv om det kanskje bare handler om hvordan de har det. Når alle er med i møtet fra starten av, er det mye mer sannsynlig at det føles mer behagelig å dele det de har på hjertet under selve møtet. Break the ice.

Vi er alle forskjellige 👨🏻‍🎤

Ved å forbedre og dele et digitalt dokument med dagsordenen i god tid før møtet, oppmuntrer man også til andre muligheter for engasjement. Dette gjør at deltakerne får god tid til å forberede seg, og muligheten til å legge til ekstra punkter de mener bør være på agendaen. Man har også muligheten til å bidra med notater eller kommentarer i etterkant av møtet, hvis man ikke skulle slippe til, eller eventuelt hadde glemt noe. Noen føler kanskje at de klarer å formidle ideene sine bedre skriftlig. Ikke glem at det fortsatt er viktig å ha en dedikert person som tar generelle møtenotater under alle møter.

Fordel tiden – sharing is caring 🍟

Forsikre deg om at forskjellige personer har ansvar for ulike punkter på agendaen hvis de er mulig. Hvis flere deltar aktivt i møte, oppmuntrer det ofte til diskusjon. Hvis møtet er en lang monolog engasjerer det ingen – eller i hvert fall ikke mange. Det skaper heller ingen diskusjoner eller videre engasjement. 

Ta føringen 🕺

Velg en leder for møtet. Denne personen vil sørge for at alle som vil kan komme med eventuelle innspill, og ha ansvaret for å spre ordet mellom deltakerne. Hvis denne personen er deg, kan du tenke på deg som en slags moderator (eller talkshow-vert hvis du foretrekker). Man kan også bruke chat-funksjonen som er tilgjengelig i de fleste videokonferanse-programmer, for å stille seg i kø uten å avbryte personen som har ordet. Det senker tempoet på møtet, men gjør det mye lettere for alle deltakerne å faktisk delta.

Vi vet det er hardt å ta farvel 👋

Men det trenger ikke alltid å være vanskelig. Oppsummer hva som skal skje, og hva som er det neste som må gjøres for å sette hjulene i gang. Spør alle om de har lyst til å komme med en avsluttende kommentar, og om ikke annet, hva de synes om møtet. Forsikre deg om at alle vet hva de skal gjøre før møtet avsluttes, og gi de noen motiverende gloser. 

Sett av tid til spørsmål og prat om været ⛅️

De som har tid kan logge seg på et kvarter før møtet faktisk starter, for en litt mer personlig småprat eller for å diskutere andre saker. Dette skaper tid for den viktige sosialiseringen og hverdagslig småprat (som er viktig når du ikke jobber på samme sted), uten å skape forsinkelser. Sørg for at du som initiativtaker av møtet er online og foran skjermen er kvarter før møtet. Vi kan ikke understreke viktigheten nok av å ta seg tid til tilfeldig kaffeprat, både for båndet mellom dere som kollegaer, men også for å sette i gang inspirasjon og kreativitet – som vil være bra for resten av møtet.

Sosialisering funker utmerket på avstand 💬

Vi er en blandet gjeng av ingeniører, dataanalytikere, markedsførere og kunderservice-helter. Hvert kontor er alltid koblet opp til et videomøte som vises på en stor skjerm på veggen, slik at det mer eller mindre føles som vi alle er på samme kontor. Man kan når som helst ta en kaffe eller vinke til en kollega fra et annet land eller sted. Hver uke har vi fellesmøter hvor alle 40 ansatte er samlet i et videomøte, uavhengig av hvor de er i verden. Vi har spist lunsj, drukket kaffe og tatt en drink sammen over video, selv når vi jobber hjemmefra. Og vet du hva? Det fungerer aldeles utmerket. 

Publisert 2020-03-25

Elina Koivisto
Marketing manager

Flere artikler