Tibber tipsar – så håller du i digitala möten

Vi på Tibber är ett gäng på över 40 medarbetare spridda mellan våra kontor i Stockholm, Førde, Helsingfors och Berlin. Det hör till vår rutin och vardag att både arbeta och socialisera tillsammans, men från olika platser. Vi vill dela med oss av våra erfarenheter och bästa tips på hur man skapar bra förutsättningar för att kunna jobba på olika platser eller orter.

Mindre resor, mer kommunikation!

För att hålla nere på resor mellan de olika kontoren har vi jobbat hårt med att utveckla en kultur och struktur som just främjar arbete på olika platser, där både brainstorming och samarbete via möten är en väldig viktig del av våra arbetsdagar. Vi har dagligen videomöten och sköter stor del av vår kommunikation via video och chatt då vi behöver samarbeta mellan roller och kontor konstant. Vi tar även en random kaffe, lunch eller AW tillsammans över videolänk – det är så vi håller teamet tight!

🌎 Gör digitala möten till en standard! 

Se till att deltagande på distans inte blir det näst bästa, utan som det nya normala. Om flera personer kan delta på samma plats är det givetvis ett naturligt sätt att hålla fysiska möten – men inte det nödvändigtvis det bästa. Alla ska me!

👯‍♀️ Engagera deltagarna 

Ha alltid video på vid digitala möten – det tillåter och uppmanar till interaktion mer naturligt  och förmedlar känslor på ett lättare och bättre sätt. För vem vill inte se en annan person i ögonen när man pratar om något viktigt? Tänk på att engagera alla deltagande redan från mötets början genom att låta alla vara delaktiga med att säga någonting – även om det bara handlar om att dela med sig av sina förväntningar eller hur man mår. När alla får en chans att säga något redan i början är det mycket mer troligt att det känns bekvämt att dela med sig under själva mötet. Break the ice! 

🙋🏽‍♀️ Alla är vi olika – öppna upp möjlighet för engagemang genom alternativa metoder!

Genom att förbereda och dela ett dokument med mötets innehåll och frågeställningar redan innan mötet ger man deltagarna möjlighet att både addera punkter till agendan, men ger också utrymme för dem att förbereda sig. Dela agendan i god tid innan mötet via molntjänster och uppmana deltagarna att både läsa och addera punkter i dokumentet. Det underlättar också för alla att i efterhand ha möjlighet att bidra med sina anteckningar och möjliggör därigenom en alternativ möjlighet att delta med sina åsikter. Om alla har möjlighet att komma med input till agendan blir de också mer engagerade i att själva bidra. Glöm inte att det fortfarande är väldigt viktigt att ha en dedikerad person som för övergripande anteckningar under samtliga möten. 

📝 Fördela tiden mellan deltagarna – sharing is caring 

Se till att det är olika personer som ansvarar och redogör för de olika punkterna på agendan. Om det är flera som är aktivt delaktiga i mötena blir mötena också mer interaktiva vilket uppmuntrar till diskussion. Om mötet enbart är en monolog engagerar det inte deltagarna och skapar inga diskussioner (eller någe vidare engagemang). 

💪🏼Ta kommandot

Låt en person ansvara för att leda diskussionen och se till att alla får och kan komma med input. Ibland kan det till och med underlätta att en person ansvarar för att fördela ordet mellan deltagarna. Om den personen i fråga är du kan du tänka på dig själv som en slags moderator (eller gameshow host om du så föredrar). :P Man kan även använda chattfunktionen som finns tillgänglig i de flesta videokonferenssystem för att ställa sig i turordning för att säga något utan att man behöver avbryta någon. Det sänker tempot under mötet men gör det mycket lättare för alla deltagare – att faktiskt delta.  

👋🏼 Vi vet, avsked är jobbiga men skapa en sund avslutningsritual 

Sammanfatta vad som ska hända och behöver göras härnäst. Fråga alla om de vill ge någon avslutande kommentar, om inte annat, fråga vad alla tyckte om mötet. Se till att alla vet vad de ska göra innan mötet avslutas och se till att avsluta med peppande ord.    

⛅️ Sätt av tid för frågor och snack om vädret!

De som har tid kan logga in en kvart innan mötet faktiskt börjar för lite mer personligt småprat eller för att diskutera andra ärenden. Det här skapar tid för de viktiga sociala mötena och för vardagligt småprat (som är väsentligt när man inte jobbar på samma plats), medan mötet fortfarande kan börja i tid. Se till att du som är initiativtagare till mötet gör det klart och tydligt för alla att du är online och på plats framför skärmen en kvart innan mötet. Vi kan inte nog betona vikten att ta sig tid för random snickesnack, både för banden mellan er son kollegor men också för att få igång inspiration och kreativitet – och för att göra det lite extra högt i tak senare under mötet. 

🌈Att socialisera på distans funkar galant! 

Vi är en skara blandade med ingenjörer, dataanalytiker, kreatörer och supportprofs. Varje kontor är konstant uppkopplade via videolänk så att det mer eller mindre känns som att vi sitter på samma kontor. Man kan alltså när som helst ta en kaffe eller vinka till en kollega från ett annat land eller plats. Varje vecka har vi gemensamma möten där samtliga kontor och alla 40 medarbetare är med på videolänk, oberoende vart man befinner sig. Vi har haft både luncher, fikor och after works på videolänk även när man jobbar hemifrån – och vet ni vad? Det funkar galant!

Publicerades 2020-03-25

Elina Koivisto
Marketing manager

Fler artiklar